Cómo montar, delegar y escalar una agencia de diseño web desde 0 CASO REAL (extrapolable a otros sectores)

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Este es un post que hará las delicias de aquellos lectores que sigan Blogger3cero y estén interesados en montar un negocio dentro del mundo del diseño web en WordPress.

Viene de nuevo un caso de éxito y una vez más, otro de mis mejores amigos, a contarnos cómo levantó su empresa digital desde 0 y todos los procesos que tuvo que implementar hasta alcanzar hacer un proyecto rentable.

Dylan es uno de los mejores diseñadores WordPress que conozco, no es el clásico diseñador que te hace la web en 2 patadas y luego se desentiende; es un obseso de la perfección y del diseño limpio y bien trabajado desde un punto de vista de UX.

Tengo la suerte de poder contar con él en mi equipo, en las ofis de Blogger3cero en Coslada, y hoy viene a compartir su talento con toda la comunidad SEO.

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Buenas a todos lectores, ya iba siendo hora de que el señor Dean me trajera a este blog donde os voy a regalar un aprendizaje que me ha apartado del mundo durante dos años.

Hoy quiero enseñarte a cómo montar, delegar y escalar una agencia de diseño web desde 0.

Suena bien, ¿verdad?

Pero antes, me gustaría hablarte un poco acerca de mí, quién soy y por qué me ha invitado Dean a su blog.

Me llamo Dylan y soy el actual CEO de Nomadmaking, agencia de diseño y desarrollo web enfocada en el medio/alto ticket. Seguramente no me conozcas ya que llevo varios años en la sombra, trabajando y perfeccionando el sistema del cual se sostiene mi empresa de diseño y desarrollo web.

No soy ningún maestro de WordPress, tampoco soy programador y, entre tú y yo, no se me da muy bien Photoshop 😅

Sin embargo, creo que mi agencia terminará siendo la mejor del sector porque cada vez reúno más talento, parte fundamental para que mi servicio mejore, y no lo digo yo, lo dicen mis clientes.

Ahora que me conoces, quiero hacerme tu amigo, porque eres mi target y me interesas (al final del post dejaré mi Twitter por si surge química entre ambos jeje).

Bueno, sin más dilación, comenzamos con el post.

Montando una agencia de diseño web

Cuando hablamos de agencia nos referimos a un ecosistema en el que, mediante una cadena de acciones en la que se ven involucradas terceras personas, se provee un servicio.

En el caso de una agencia de diseño y desarrollo web, tenemos  tres componentes indispensables: Desarrolladores, canales de venta y estructura de costes. 

Los desarrolladores se encargan de proveer una solución web concreta que soluciona el problema de nuestro cliente. Este es el core del negocio, si no tienes talento por este lado, tu servicio es mediocre.

Más adelante explicaré cómo encontrar buenos desarrolladores y que no se vayan volando de tu empresa.

Los canales de venta son aquellas plataformas en las que te anuncias para conseguir clientes, cada vez existen más, algunas de ellas son: Google Ads, Facebook Ads, Sortlist, OniAd,…

Es importante contar con la ayuda de un profesional que se encargue de diseñar una buena estrategia con la que captar leads. De poco sirve hacer los mejores pasteles de Madrid si tu local está en un callejón sin tránsito de personas, ¿verdad? Pues lo mismo con un negocio digital.

Otro canal de venta podría ser colaborar con otra agencia cuyo core sea afín al tuyo. En el sector de diseño y desarrollo web existen muchas sinergias posibles ya que después de entregar una web, hace falta SEO, SEM, mantenimiento, diseño, gestión de RRSS,…

Ahora vamos a hablar de la estructura de costes.

La estructura de costes sirve para saber si la agencia está siendo rentable o por el contrario te está haciendo perder dinero. En este caso concreto voy a poner un ejemplo de estructura de costes:

  • Desarrolladores: 20€/ hora (mínimo 20 horas semanales), si tenemos 2 desarrolladores = 3200€
  • Canales de venta: Google Ads 1000€/ mes (recurrente) y Sortlist 400€/mes (recurrente = 1400€
  • Plugins, servidores, CRM y gastos varios: 100€/ mes

Estructura de costes: 4700€

Ahora que sabemos cuánto debemos facturar al mes como mínimo para que la empresa sobreviva, tenemos que sacar conclusiones:

Si nuestro servicio cuesta 1000€, debemos vender 5 webs al mes mínimo.

Si nuestro servicio cuesta 500€, debemos vender 10 webs al mes mínimo.

Lo ideal sería vender más con el fin de capitalizar la empresa y mejorar poco a poco tu servicio, ya sea usando mejores herramientas, contratando nuevo talento o mejorando las condiciones de tus empleados.

Una vez tenemos los tres componentes bien definidos y puestos en marcha, podemos pasar al segundo paso, delegar la agencia. Para ello, primero debemos tener un sistema de trabajo validado. Esto sirve para medir tiempos y llevar una organización a la hora de estar desarrollando varios proyectos.

 Un ejemplo de buen sistema de trabajo sería definir el proceso de la creación de una web desde 0 de una manera organizada. 

Esto es importante ya que si trabajas en equipo seguramente el trabajo que no termines en tu jornada, lo continúe otro.

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Delegando una agencia de diseño web

Esta parte es mi favorita.

Personalmente creo el mayor factor diferencial de una agencia es el talento que la compone, es por ello que (para mí) lo más importantes es rodearse de buenos profesionales.

Y ojo, NO ES FÁCIL conseguir profesionales.

Por lo general, la gente profesional y definitivamente mi target a reclutar es gente proactiva que ama lo que hace, pero existe un inconveniente con este tipo de profesionales, y es que por lo general son inconformistas y constantemente buscan condiciones mejores.

Mi consejo para contratar gente profesional y proactiva haciendo que se queden en nuestra agencia es reunir los siguientes requisitos:

  • Conseguir proyectos ambiciosos
  • Tener claro que a los profesionales se les paga
  • Trabajar en un ecosistema de trabajo cómodo
  • Crear sinergias entre departamentos

Ahora bien, ¿dónde están los profesionales?

Por lo general, nuestro target no está buscando trabajo en Infojobs, Jobtoday y similares… Es por ello que muchas veces cuando hacemos procesos de selección descartamos hasta el 95% de los candidatos.

Personalmente, me gusta ser yo quien busque los perfiles que encajan en mi agencia. Es un proceso lento y la tasa de acierto no es extremadamente alta, pero como mínimo me llevo un contacto interesante con el que poder contar en un futuro.

Las redes donde más profesionales suelo encontrar son: Foros temáticos (de tu sector), LinkedIn y Twitter.

Por lo general esto es mucho más fácil que ligar 😄, así que no tengas reparo en dar un follow y mandar un par de mensajes al poco tiempo, sobre todo sé tú mismo y no hagas perder tiempo a la gente con propuestas ridículas.

En el primer paso hablamos de los perfiles que necesitábamos para comenzar una agencia de diseño web, lo que debes hacer es encontrar el equilibrio entre facturación y trabajadores, buscando siempre mejorar las condiciones de tu agencia.

Escalando una agencia de diseño web

Ahora que tenemos la estructura de nuestra empresa clara y trabajadores capaces de hacer realidad el servicio que vendemos, es hora de planificar cómo vamos a escalar nuestra agencia.

Evidentemente es un proceso lento y progresivo, por lo que debemos ser pacientes e ir con pies de plomo, ya que como dije antes, para mí es prioritario mejorar las condiciones de mi equipo antes de incorporar nuevo talento.

Además, debemos tener en cuenta que no todo es incorporar gente nueva al equipo, también podrías estar escalando tu agencia aumentando un 20% el presupuesto de tus campañas de Ads, o utilizando herramientas más caras.

 Para escalar correctamente primero debemos planear cómo vamos a hacerlo y cuando vamos a hacerlo. 

Por ejemplo: Cuando el equipo de desarrollo disminuya los tiempos de entrega en un 15% vamos a aumentar el presupuesto de Ads un 10% con el objetivo de conseguir más leads.

Otro ejemplo para escalar podría ser buscar una agencia colaboradora a la que delegar servicios dependientes como diseño gráfico, SEO o gestión de RRSS comisionando.

Siento no ser muy claro en este punto, pero lo que quiero transmitir es que debes pensar y planear constantemente cómo mejorar todos los aspectos de tu agencia sin caer en la procastinación cuando las cosas comiencen a ir bien.

Cosas que he aprendido en estos dos años llevando una agencia de diseño web

En este punto voy a dar una serie de consejos que he ido aprendiendo y que ojalá me hubiesen dado antes de comenzar:

  1. El que paga manda.
  2. No debes contentar tu ego, sino el de tu cliente.
  3. Nunca rebajes tus precios después de hacer una oferta.
  4. Las relaciones personales cuanto más lejos de las profesionales, mejor.
  5. Planifica incluso antes de comenzar a negociar con un lead; una mala gestión desde el principio te condena al fracaso.
  6. Te vas a equivocar, y es normal.
  7. Entiende lo que haces.
  8. Rodéate de gente que suma.
  9. Cuida a tu equipo por encima de los clientes.
  10. Sistematiza y optimiza los tiempos incluso cuando ya están optimizados.
  11. Sé claro, poner líneas rojas desde el principio con tus clientes te quitará muchos dolores de cabeza en un futuro.
  12. No es tu trabajo levantar el negocio de nadie.
  13. Una mala gestión de recursos puede hacer que mueras de éxito.
  14. Escucha.
  15. El bajo ticket está bien para comenzar, pero si ofreces un buen servicio, ese no es tu sitio.
  16. No te relajes, las vacas flacas nos llegan a todos.
  17. La formación únicamente no va a hacer que vendas más o que tu servicio sea mejor, debes aplicarlo.
  18. Absolutamente todo por escrito.
  19. No dudes nunca, si no sabes contestar no contestes.
  20. Si haces perder tiempo a tu cliente, le haces perder dinero.
  21. No te fijes en exceso en la competencia, ellos no lo hacen contigo.
  22. Las reuniones únicamente cuando sean necesarias.
  23. Es importante practicar la empatía, sin olvidar que existen las condiciones.
  24. Nadie va a dar por tu negocio lo mismo que tú.
  25. No compartas opiniones personales con el cliente, les vas a condicionar.

Hasta aquí el post de hoy, espero que Dean me deje volver a su blog para contar una nueva vivencia sobre mi agencia.

Gracias por leer mi post, si queréis contactar conmigo me podéis encontrar por Twitter  o en Nomadmaking.com

Un saludo 😊

Este post lleva 26 comentarios publicados
  • Cherru Publicado hace 3 meses Responder

    Enhorabuena, Dylan, por tu éxito, que estoy seguro has alcanzado tras levantarte después de mil tropiezos. Por cierto, me quedo con la 12, ya que me sucede muy a menudo. Un abrazo.

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    PILAR Condal Publicado hace 3 meses Responder

    Gracias .un saludo desde BCN

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    Dylan Pérez Publicado hace 3 meses Responder

    Gracias Cherru,

    Desde luego, a mi me han llegado a llamar leads proponiendo hacer un dropshipping y diciendo que, solamente en caso de facturar, me daban un porcentaje (jajajaj).
    Luego también están los de "joder, me he gastado una pasta en la web y nadie la visita". En fin, paciencia jeje.

    Un saludo!

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    Dean Romero Publicado hace 3 meses Responder

    Es el camino natural del tío que montar proyectos en Internet

    un tropiezo no lo ves ni como un tropiezo, lo ves como conocimiento y experiencia que forma parte del camino, yo lo veo así

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  • Luis Marcano Publicado hace 3 meses Responder

    Hola Dylan

    A Dean le gusta traer talento a B30 y gracias él he tenido oportunidad de conocer el trabajo de personas muy capaces.

    ¿Nos darías algunos ejemplos de esas líneas rojas que pones a tus clientes?

    Por otra parte, parece obvio, pero es cierto, a las personas mejor pagarles bien por un buen trabajo.

    Saludos desde Caracas ☺️

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    Dylan Pérez Publicado hace 3 meses Responder

    Buenas Luis,

    Claro, mis lineas rojas quedan implícitas en la propuesta de valor. Por ejemplo: dos revisiones, significa que una vez realizada y validada la propuesta de diseño tienes solamente dos oportunidades para decirme cambios, a la siguiente se cobra. Otra linea roja es que no atiendo clientes después de las 18:30.

    Por lo general mi consejo con respecto a este tema es normalizar decir "no" al cliente, no pasa nada y el cliente lo va a entender, lo que no puedes hacer es alargar un proyecto meses por que te piden mil cambios no planeados.

    Un saludo 🙂

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    Dean Romero Publicado hace 3 meses Responder

    aprender a decirle que "no" al cliente es un arte

    yo siempre voy del lado del cliente y trato de ser persuasivo para que me digan pocos 2no" y en general me dicen pocos "no" en ese sentido pero cuando alguien lo hace y me da razones se hace respetar, claramente

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    Luis Marcano Publicado hace 3 meses Responder

    Hola Dean

    Supongo que se trata de aclarar bien las pautas desde un principio

    Para que sea un ganar-ganar

    Saludos

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    Luis Marcano Publicado hace 3 meses Responder

    Hola Dylan

    Lo del horario para llamadas me parece genial.

    Es cierto, mejor aclararlo desde un principio

    Saludos

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  • Starenlared Publicado hace 3 meses Responder

    Así es! Muy bien explicado todo! Y el tema de las reuniones es un mundo aparte… jajaja!

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    Dylan Pérez Publicado hace 3 meses Responder

    Muchas gracias 🙂

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    Dean Romero Publicado hace 3 meses Responder

    Me alegro que te haya gustado, usuario de nick impronunciable 😀

    jaja,

    Bromas aparte, sí, las reuniones han sido en mi caso particular uno de esos agujeros negros que lo han devorado todo… los mayores ladrones de tiempo de nuestra historia moderna

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  • Huberto Publicado hace 3 meses Responder

    Hola Dylan, me alegro que vayas entrado con buen pie en el negocio del diseño web, yo llevo una temporada.
    Una cosa que he visto a menudo son clientes que intentan regatear el presupuesto. Y lo que he aprendido que ese el momento de comprender que ese cliente no me interesa. Si no está dispuesto a invertir en su negocio no quiero trabajar para él o ella.
    No han comprendido todavía el valor de una web bien posicionada y mi trabajo no es enseñárselo. Por ese cobro aparte.
    Un saludo: Huberto.

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    Dylan Pérez Publicado hace 3 meses Responder

    Exacto, uno de mis aprendizajes más tempranos fue entender que si un cliente constantemente quiere abaratar los costes, tarde o temprano dará problemas. Piensa que existen clientes dispuestos a pagarte lo que pidas, solamente necesitas un buen portfolio 🙂

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    Dean Romero Publicado hace 3 meses Responder

    Hola Huberto

    como me gusta tener lectores de todos los palos del marketing, por culpa del amigo Arturo García se que de diseño compartimos unos cuantos usuarios 🙂

    Tu web es muy bonita, me gusta el toque que tenéis, me ha flipado el above the fold y el footer

    Un saludo

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    Huberto Publicado hace 3 meses Responder

    Hola Dean:

    Muchas gracias, muy amables tus comentarios.

    Te sigo desde hace tiempo y en los temas que compartes he aprendido muchas cosas interesantes y útiles, eres un gran comunicador además de ameno y próximo.

    Un abrazo.

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  • Taisawebdesigner Publicado hace 3 meses Responder

    Uy!! Super interesante. Voy a empaparme bien bien de todo esto a ver, que me va a venir seguro muy bien. 🙂

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    Dylan Pérez Publicado hace 3 meses Responder

    Gracias por tu comentario, espero que te sirva de ayuda 🙂

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  • Edu Corral Publicado hace 3 meses Responder

    Hola Dylan!
    Me he quedado con ganas de más! Espero que sí, que te vuelvan a invitar y desarrolles aún más el artículo.
    Ojo! que ya de por sí es muy bueno eh, no me malinterpretes.

    Saludos!!

  • Roberto Díaz Publicado hace 3 meses Responder

    Hola Dylan,

    Muy interesante tu post.
    Quería preguntarte acerca de la captación de clientes en tus inicios en la agencia o incluso antes de crear tu agencia cuando empezastes como diseñador web.

    ¿Qué tipo de estrategia seguistes para conseguir clientes? Facebook Ads, Google Ads, un blog, email marketing. Todo lo que pudieras comentar sobre este tema sería muy interesante de leer.

    Gracias y un saludo.

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  • Russ Publicado hace 3 meses Responder

    ¡Muchos éxitos!

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  • Ser blogger Publicado hace 3 meses Responder

    Me he quedado alucinada con tu visión de negocio, estoy segura de que vas a dar mucho que hablar. ¡Gracias por compartir tu experiencia!
    Vanesa

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  • Marcos Publicado hace 3 meses Responder

    Eres un crack Dylan!
    Ya me parecía a mi que estabas tardando en pasarte por aquí a contarnos como te lo montaste jejeje.

    Un abrazo crack y mucho éxito con vuestro proyecto!

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  • roger Publicado hace 3 meses Responder

    Muy breve pero info de mucho valor. Me quedo con los 25 para enmarcar. Gracias.

  • Luis Guerra Publicado hace 2 meses Responder

    Tremendo post!

    Y decir que me siento muy identificado, pareciera que leyera mi historia sólo hasta cuando se escala la empresa :D, es algo que aún me cuesta dar ese paso, las primeras 40 webs que hice fueron de puras plantillas, pero luego muchas se desactualizaban y desarrolladores desaparecían, hasta que decidí aliarme con una empresa de diseño gráfico y ahora sólo me encargo de hacer los montajes en Divi y más de la parte técnica (tampoco soy programador :D), ya hemos realizado más de 200 proyectos en estos dos años, tanto para restaurantes, profesionales en general.

    Espero pueda encontrar cómo delegar el trabajo, todavía me cuesta hacerlo, no se encuentran buenas personas que le den el amor que uno suele darle al trabajo.

    Espero sigas creciendo gran Dylan, y más contagiándote de la energía del gran master Dean.

    Los admiro, saludos!

  • Maria Ponsoda Publicado hace 1 mes Responder

    Hola Dylan!
    Enhorabuena por haber conseguido montar un agencia y tener las cosas tan claras siendo tan joven.

    ¿Recuerdas? Hablamos hace unos meses para tema de colaboraciones. Estoy deseando poder liberarme de proyectos para poder trabajar contigo y con tu equipo. Seguro que es una experiencia fantástica en la que todos nos podemos aportar mucho.

    Estamos en contacto!!
    Saludos 🙂

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