Cómo gestionar un equipo de redactores

En Universalblog las cosas por el momento avanzan despacio pero de manera segura. Estoy ya empezando a escribir con un pequeño mini-equipo de personas, aunque como dije en un post anterior aún no puedo calificarlo de equipo como tal, porque para que exista equipo debe existir un concepto de «unidad».

En el post de hoy traigo al blogger Alejandro Caballero, un blogger con amplia experiencia en gestión de equipos y ex redactor de Andro4All, uno de los blogs más grandes de Android en España, perteneciente a la no menos grande Difoosion. Va a hablar de algo que a mi en lo particular me interesa mucho… así que nada Alejandro, ¡todo tuyo!

Gestionar una red de blogs es una tarea difícil. No nos engañemos. No se trata simplemente de sentarte delante del ordenador, enviar unas ideas de artículos a tus editores y asegurarte de que WordPress publica los artículos programados de forma correcta.

Todo ello sin meternos en temas más específico como el SEO o el Social Media. En este artículo quiero limitarme simplemente a un tema que debería ser mucho más importante para todos aquellos que os estáis iniciando como coordinadores de un grupo de editores.

Déjame darte mi punto de vista. Por mucho tiempo y dinero que inviertas en hacer crecer tu blog, por mucha estrategia rompedora que implementes o por muchas colaboraciones que inicies con marcas, siempre hay algo mucho más importante: el factor humano.

Sin un equipo unido, tu red de blogs no irá a ningún lado. Se que puede sonar muy tajante, pero he estado bastante tiempo como editor y coordinador en blogs de tecnología y esto es una realidad. Un equipo des estructurado no consigue lanzar una web donde el contenido y la frecuencia de publicación es vital. Y lo más importante, he comprobado en persona como la falta de solidez en un equipo ha impedido crecer a un blog con mucho potencial.

El problema de la comunicación a distancia

De primeras debes concienciarte de que esto no es una empresa con oficinas físicas. Aquí todos trabajamos en el mundo 2.0 y la comunicación, el factor clave para mantener un equipo sólido, de primeras es mucho más difícil por muchos medios que dispongamos a día de hoy para comunicarnos.

Es difícil tratar de transmitir los objetivos con tu blog a unos editores recién incorporados. Siempre he dicho que la comunicación por mail o por mensajes es bastante fría y en determinadas ocasiones no logras conectar todo lo que desearías con los nuevos editores. No obstante, siempre presenta la ventaja de que estará disponible en cualquier momento.

Una técnica que puede ser realmente buena en los comienzos son las reuniones a través de Skype o Hangout. Son dos software gratuitos y que siempre vienen genial para formar a un editor los primeros días, realizar correcciones importantes en sus primeros artículos o simplemente para conocerlo más en profundidad. Todo ello, como he dicho, acompañado de alguna presentación en powerpoint y de un documento en el que expliques normas, consejos o formas de trabajar.

Otro detalle que mantiene a tu equipo unido puede ser fomentar la comunicación entre todos ellos. Para ello tienes dos opciones bastante buenas. La primera crear un grupo en una aplicación de mensajería como WhatsApp con todos los editores. La segunda opción es hacer, cada cierto tiempo, videollamadas en grupo para verse la caras y mantener al equipo mucho más cercano.

Las posibilidades de comunicarse a distancia son ilimitadas. Más adelante te daré un pequeño consejo para simplificar la forma de utilizar todos estos canales y herramientas.

Cómo organizar equipos de editores y mantenerlos motivados

 

¿De qué manera coordino a los distintos editores de mi blog? La mejor respuesta es que no existe ninguna respuesta. Y no, no es que quiera rellenar palabras dentro de este post. Si que puedes recurrir a distintas vías de trabajo, pero como sabrás el mundo del blogging no es una ciencia exacta y lo que puede funcionar para un equipo de trabajo puede ser totalmente ineficiente para otro.

Lo que te recomiendo es que, durante los primeros meses, pruebes con distintos sistemas de organización mediante prueba-error hasta que encuentres la mejor forma de organización. Quizás estas formas te puedan servir de ayuda para empezar.

Libertad a la hora de escribir

Es la opción que, bajo mi punto de vista, más posibilidades ofrece a los editores a la hora de escribir. Simplemente asignas una lista de artículos a redactar y que sean los mismos editores los que elijan qué temática o temáticas quieren tratar. Aquí gana la rapidez a la hora de escoger los artículos por parte de los editores.

Por un lado presenta la ventaja de no clasificar a un editor bajo una misma temática. Pongamos el caso de un blog de telefonía móvil. Existen miles de temáticas. Ésto supone que un editor, en función de las noticias que estén disponibles, puede elegir escribir sobre aplicaciones o sobre hardware. ¿Qué supone? Digamos que el trabajo de escribir será mucho menos monótono.

Por otro lado, también me he encontrado casos en el que un editor madrugo mucho más que el resto o es bastante más rápido y se asigna las mejores noticias o artículos, o aquellas que cree que pueden tener una mayor repercusión entre los lectores.

Organizar en subequipos por temáticas

Otra opción que puede funcionar bastante es agrupar a los distintos editores en función de las distintas temáticas que se tratará en un blog. Supongamos que tienes 5 temáticas en tu blog y 10 editores para hacerse cargo.

Puedes plantearte la posibilidad de agrupar dos editores por cada temática por ejemplo. De esta forma siempre tendrás editores especializados en una temática muy concreta, con la garantía que puede suponer de disponer de artículos elaborados y de calidad ya que especializas a un editor en algo muy concreto.

Como contra pondría el tema de la monotonía, ya que al final escribir siempre sobre lo mismo puede acabar en una falta de motivación por parte de algún que otro editor. No obstante, siempre podrás recurrir a rotar equipos de trabajo.

Otro aspecto muy importante es el del acuerdo con los editores. Escribir para un blog supone para muchos un segundo trabajo, por lo que en muchas ocasiones te encontrarás periodos de inactividad de algunos de los editores. Es algo normal. En estas situaciones creo que lo fundamental de primeras es acordar un mínimo de artículos semanal o mensual para asegurarte de que en el blog siempre haya un flujo de publicaciones.

Al final de todo esto llegamos al problema de la motivación. Al fin y al cabo escribir para una red de blogs puede acabar pareciendo para un editor como un trabajo monótono y con poca remuneración. La falta de motivación es algo con lo que te encontrarás si o si en algún momento. ¿Cómo mantenerlos motivados para que continúen escribiendo?

– Prueba de productos: si tu blog es de una temática tecnológica, siempre puedes recurrir a las marcas para que te presten productos y dejárselo a los editores para que realicen una prueba de unos días con una análisis a fondo para el blog más tarde.

– Acceso a eventos: es algo mucho más difícil de coordinar tanto en cuestión de tiempo como de dinero, pero dar acceso a determinadas conferencias, congresos o eventos puede ser una gran solución tanto para mantener motivados a los editores como para atraer nuevos redactores hacia tu sitio.

– Motivación económica: por último, y si por el momento no tienes acceso a la opciones de antes, siempre puedes recurrir a un extra de dinero si un editor publica un artículo que genera muchas más visitas de la media o el contenido es de gran calidad. Recuerda que siempre puede estar presente la idea en los editores de que ese artículo merecería estar mejor pagado que uno normal y corriente. Debes saber en qué momento recurrir a esta motivación

Aunque recuerda que, en ocasiones, felicitar a los editores por su trabajo mediante un correo puede ser tan gratificante o mucho más como cualquier otro apartado de los que acabo de mencionar. También puedes hacer una mención al editor de la semana para animar a todos a que sigan publicando y generar una especie de competición sana entre todos ellos.

Herramientas para gestión de editores

Pasamos a la última parte del post, que no es otra que una serie de herramientas que deberías incorporar a tu trabajo para simplificar la comunicación y la redacción de contenidos con los editores de tu red de blogs. Aquí me limito simplemente a la gestión colaborativa de equipos, nada de herramientas avanzadas de SEO o cualquier otra temática de marketing online.

WordPress

Parece obvio decirlo a estas alturas, pero a día de hoy WordPress es el mejor sistema de gestión de contenidos cuando trabajas en un blog colaborativo. Como coordinador de una red de blogs, no puedes estar pendiente en todo momento de los artículos que se publiquen.

A diario seguro que te encuentras con muchas tareas de gestión y, aunque al principio creas que lo puedes llevar todo, con el tiempo me acabarás dando la razón y verás que no puedes estar pendiente de todo las 24 horas del día. Tendrás que darle total libertad a los editores para que publiquen artículos. En blogs que viven, por ejemplo, de la actualidad y donde las noticias deben salir lo antes posible es muy difícil comprobar que todo funcione de forma correcta. La rapidez en muchas ocasiones lo es todo. Ya habrá tiempo en otro momento para revisarlo.

Por estos motivos, WordPress es la mejor opción para cada uno de los blogs que tengas. ¿Lo solución? Asignar una cuenta de usuario en WordPress a cada editor y que tengan libertad para redactar, programar y publicar artículos, moderar y responder comentarios o cualquier otra labor que tengan que hacer.

Gmail

Otra herramienta indispensable para la gestión de editores. En esta ocasión, aunque suponga un gasto por cada nuevo editor, lo más eficaz es tratar de disponer de un sistema de correo para tu red de blogs. Esta tarea la puedes llevar a cabo mediante la versión para empresas de Google.

Con este servicio de la gran G la idea es crear una cuenta de correo para cada nuevo editor, otras para los coordinadores y crear grupos en Google para cada blog y otro en conjunto. Con esta red te garantizas la posibilidad de enviar un mail en particular a cada editor y además poder enviar un mail que reciban los todos los editores que estén bajo un determinado grupo.

Aplicaciones de mensajería

WhatsApp, Line, Telegram, Google Hangout. Podría pasarme siglos explicando las funcionalidades de cada uno, aunque seré mucho más breve y resumiré la principal función de estas aplicaciones: crear equipo.

Como he dicho antes, existen muchos canales para comunicarse y la cuestión se encuentra en determinar para qué quieres cada canal. En estos casos, yo dejaría Gmail para todas las comunicaciones formales que tengas que hacer con los editores y WhatsApp para asuntos más informales. La diferenciación de canales en fundamental para no traspapelar conversaciones.

De esta forma, creando un simple grupo puedes tener un espacio donde todos los editores se conozcan más a fondo. Ya de primeras te digo que o recurres a esta opción, o casi con total seguridad tus editores apenas tendrán relación.

Trello

Me dejo la aplicación más importante para el final. Trello es una aplicación de productividad que sirve para casi cualquier cosa que os imaginéis. Y tras ver su funcionamiento en un equipo de trabajo y usarla vosotros mismos os daréis cuenta de todas las posibilidades que ofrece.

Para los que nos estéis familiarizados con esta herramienta, Trello es un panel online gratuito que presenta una interfaz en forma de columnas y fichas. Puede ser muy útil para organización personal pero el hecho de disponer de opciones colaborativas la hace ideal para el trabajo en grupo.

Su funcionamiento es muy básico. Simplemente se trata de crear columnas en la aplicación para cualquier categoría que queramos y dentro de cada columna tendremos la opción de añadir fichas con tareas. El potencial radica en que dentro de cada ficha podremos añadir participantes, asignarle categorías y etiquetas, insertar una descripción, listas de tareas o comentarios. Si por ejemplo una persona quisiera planificarse podría crear columnas de tareas por hacer, pendientes, en progreso, terminadas, etcétera e ir moviendo cada una de las fichas de una columna a otra.

En la gestión de editores la idea es simple. No obstante, siempre existen muchas formas de organizar las columnas en función de cómo prefiráis organizar a vuestro equipo. Para empezar, lo primero que podríamos hacer es crear un panel en Trello con todos los editores de nuestro blog. También podríamos crear varias columnas para ideas de artículos, noticias urgentes, para determinadas categorías del blog o cualquier otro sistema de clasificación.

De esta forma, cada vez que encontremos una nueva noticia se asignará a una de las columnas de Trello en forma de tarjeta. Como he dicho, se le podrá añadir todo tipo de etiquetas, comentarios, etcétera. Cuando un editor quiera hacer una determinada noticia, solamente tendrá que arrastrar su foto a la ficha y se quedará asignada a él.

Trello no es la única forma de organización que existe a la hora de manejar un grupo de editores. Por supuesto existen muchas herramientas como Wunderlist en su versión colaborativa o el mismo correo electrónico organizado como he dicho antes. No obstante, Trello es la más visual y las más rápida para comunicarse con todo el mundo. O al menos eso dice mi experiencia.

 

Hasta aquí este post dedicado a la gestión de un equipo de editores. Espero que os haya sido de utilidad a la hora de crear vuestra red de blogs. Mantener motivado un equipo humano es más difícil de lo que en un principio parece. El secreto en todo esto está, una vez más, en el tiempo y la experiencia que vayáis adquiriendo como coordinadores.