Cómo gestionar Gmail sin morir en el intento

Cómo gestionar Gmail sin morir en el intento
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Hola lector, por fin me vuelvo a poner delante del ordenador; delante de ti, o tú delante mía (¿y esta frikada a qué viene?), básicamente a que estos días el tiempo me está faltando hasta para respirar y las ganas de ponerme con el blog van paralelamente en aumento a esta falta de tiempo. Por eso ahora con el teclado delante creo que este post se va a escribir solo (las teclas de este Mac van demasiado rápido) ;p Empezamos.

gmail

La organización de la semana, los mails, ese proyecto al que siempre quieres dedicar más horas de las que tienes, los amigos, la novia, el trabajo por cuenta ajena, también haz deporte y por supuesto guarda un trocito de tu día para inyectarte una pequeña ración de ocio en las venas, porque de lo contrario terminarás por implosionar (pero en el mal sentido).

No me da tiempo a todo.

¿Destruido por el “éxito”?

¿Cómo?, no… no, espera vamos a matizar. Me refiero al éxito de este blog y de la visibilidad online que me ha reportado en el último año, y sí, aunque la gente en realidad solo vea el lado bonito de lo que supone estar verdaderamente atareado, en el momento de escribir estas líneas tengo un sentimiento ambiguo dentro de mi.

Por un lado estoy eufórico y expectante. Este mes ya comienzo a trabajar con un diseñador – programador wordpress profesional para dar un salto cualitativo en la calidad de los blogs de mi red. Me voy a dejar una pasta pero creo que va a ser el dinero mejor invertido de todo el que he ganado en este año y medio que llevo como blogger, que no ha sido poco si me pongo a sumar.

destruido
Contento porque me estoy haciendo con un equipo jodidamente impresionante de cracks que trabajan conmigo y escriben / coordinan / programan / derivan tráfico / y diseñan en cada uno de mis blogs. Se me ha dado bien encontrar a gente con talento y espero que eso se note a lo largo del próximo 2015, momento en el cual apostaré todo por mi negocio online y tú podrás conocer todos los avances de la mano de este blog.

Destruido no yo, que para eso haría falta mucho más, si no mi horario y mi rutina de trabajo cotidiana. Trabajar por cuenta ajena y emprender en una red de blogs con bastante gente detrás a la que coordinar, además de tener un blog con la visibilidad que tiene en este momento Blogger3cero conlleva rutinas duras de trabajo (hacerse rico está siendo más duro de lo que yo pensaba..). Me refiero a rutinas de lunes a domingo, donde el ocio se relega al puesto de la imaginación entre ida y vuelta a la puerta de la nevera.

No pasa nada, no te preocupes, en 2015 te aseguro que tendré todo esto solucionado, pero eso será ya motivo de otro post. Ahora vamos para lo que verdaderamente te he traído aquí 😉

El correo electrónico en la rutina de trabajo

Le debo muchísimo al mail. Desde los inicios de mi aventura bloggera he tenido siempre claro que si aprendes a controlar el mail y la forma en que te comunicas con las demás personas a través de los correos implica bastante poder, es una herramienta poderosa para conseguir cosas (muy chulas).

No es la misma la sensación que sientes cuando recibes el primer correo donde alguien (al que no conoces ni probablemente conocerás) te escribe esa primera vez para proponerte una colaboración, cambiar un enlace, o ese primer artículo de invitado, a como la sientes cuando llevas ya unas cuantas a tus espaldas y estás sumido dentro del caos de la rutina diaria.

Siempre he tratado de tomarme el mail muy en serio, y con ello cada uno de los correos de los lectores todas las veces que me ha sido posible, pero en esta ocasión tengo que confesarte algo y es que en el momento presente ya me cuesta mucho llegar a todos los correos, y eso eso algo que me preocupa.

Últimamente estoy sabiendo de casos de algunos compañeros de profesión que para hacer frente a la avalancha de correos están contratando a personal específico para gestionar la cuenta del correo. Algo así com un asistente virtual, que se están poniendo ahora muy de moda.

Me llama mucho la atención, porque por un lado me parece increíblemente interesante que este trabajo se pueda delegar y de este modo no quitar demasiado tiempo al blogger que se encuentra detrás, no obstante por otro me plantea serias dudas de si una persona escribiendo en mi correo en lugar de estar yo generaría el mismo impacto o conseguiría los mismos resultados, pero no eres Dios. Y a veces hay que delegar.

El mail no solo vale para quedar con tus amigos el fin de semana, también puedes negociar mediante él, evaluar personal para tu start-up (la implicación, incluso el modo en que va a trabajar una persona creo que se puede deducir parcialmente por su modo de contestarte un correo), en definitiva el mail también se puede usar de manera estratégica y para temas laborales que me parecen complicados delegar en alguien sin más.

Pero aún con todo parece algo atractivo… ( = tiempo).

Propuestas para gestionar tu Gmail de forma eficiente

En las últimas semanas me ha pasado algo que a pesar de que siempre ando algo liado todavía no me había ocurrido nunca: he llegado a responder un mail con 1 mes de retraso y lo peor de todo es que en ocasiones suelen ser mails que yo considero importantes.

Este post me servirá a mi en primer lugar para tomar nota de las diferentes ideas que se me ocurren para gestionar mi propia cuenta de correo ya que al quedar inmortalizadas en un artículo siempre puedes recurrir a él para probar y testear distintos modelos y también para tomar nota de las ideas que puedan aportar los lectores, las cuales a su vez otros lectores pueden aprovechar para organizarse en su día a día.

Antes de nada habría que determinar en qué modo vamos a responder a los correos y para ello existen dos formas básicas (estos conceptos los estudié en la carrera y de algo tenían que servir algún día -son conceptos contables básicos-):

  • Responder por FIFO. (First Input, First Output) Lo primero que entra es lo primero que sale. Los mails que llegan primero en el tiempo son los que se responden con mayor prioridad. Por tanto damos más relevancia a los correos más antiguos.
  • Responder por LIFO(Last Input, First Output) Lo útlimo que entra es lo primero que sale. Los mails que llegan los últimos en el tiempo son los primeros en ser contestados. En este caso damos más relevancia a los mails más recientes frente a los más viejos.
Mi consejo personal es que hagas una mezcla entre ambos métodos. Yo prefiero usar el FIFO pero siempre con la excepción de tratar de priorizar los mails que considero más importantes (como los de mi equipo), independientemente de su momento de llegada.

Ahora una vez tengamos claro el método que vamos a usar para responder a nuestra avalancha de mails vamos con algunas ideas:

Formato castillo: responder 3 días por semana, horario de mañana

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Esto es lo último que se me ha ocurrido. Partimos de la base de que solo contestamos los mails los lunes, miércoles y viernes. Lo hacemos por las mañanas durante 1 – 2 horas máximo (bueno, al menos en mi caso se podría aplicar por las mañanas dado mi horario, pero esto ya depende de cada uno) y los fines de semana son sagrados (conozco de algunas personas con una carga de correos electrónicos importantes que prefieren ir a por ellos el finde).

Formato concentrado: responder 2 días por semana

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Quizás sería cómodo de cara a la semana laboral, por dejarte más días libre, pero por contra también corres el riego de que las personas que te escriban justo después de tu segundo día de respuestas esperan toda la semana que queda y parte de la siguiente hasta que te vuelvas a poner con ellos. Solo apto si eres un tío bastante importante, al que la gente no le importe esperar.

Formato concentrado plus: responder todo 1 solo día por semana

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Si el anterior no me terminaba de convencer este me parece bastante más arriesgado aún, pero por otro lado cuentas con la ventaja de que sabes que tu semana estará completamente despejada para poder trabajar dejando los mails solo para un día determinado. Quizás útil si tus únicos mails son de dudas de lectores y similares, pero complicado si tratas temas de negocios a través del mail, porque en este punto a mucha gente no le mola esperar.

Formato fin de semana: concentrar todo en los domingos

vinilo decorativo descanso del reloj
Esto lo he visto en alguna que otra ocasión y si bien es cierto  que muchas veces se toma el domingo como un día “extra” de la semana donde cualquier cosa que se haga se contemplará como un “plus” de adelanto para la semana siguiente, yo creo que es fundamental respetar alguno de los días del fin de semana para tratar de obligarse a desconectar, sobre todo si empleas el correo como una de tus herramientas de trabajo como es mi caso.

Formato apagafuegos: responder todos los mails según vayan llegando

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Este es el formato más típico empleado por mucha gente y es el que manda cuando estás empezando a trabajar en el mundillo online. Siempre hay tiempo para ese mail que acaba de llegar a tu bandeja de entrada y a medida en que te van llegando van saliendo con la misma alegría y facilidad. No es sostenible si tu rutina de trabajo se eleva demasiado y es más apropiado cuando las cantidades de mails entrantes son pequeñas o asequibles.

 

Estas han sido algunas ideas en lo que a la organización de correo se refiere. ¿Se te ocurre alguna más? 😉

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  • Muy buen post Dean.

    En mi opinión, creo que responder por fifo es lo adecuado, pero como dices respondiendo primero a los emails mas importantes.

    Enhorabuena por tu éxito Dean. Te lo mereces. 😉

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Andrés!

    Fifo es interesante, pero bueno, a veces también puede ser muy útil priorizar según que mails
    Por cierto, me acabo de leer tu ebook, tengo algunas cosas que preguntarte 😉
    Trato de pasarte la entrevista la semana que viene

  • LancasterGate Publicado hace 3 años Responder

    Cómo te entiendo. Ahora con el blog no tengo ese problema, pero cuando tenía mi empresa era un no parar con los emails. Cuanto más rápido contestas más rápido te contestan a tí, y cuando aumenta la cantidad y la velocidad, te pasas el día mandando emails y sin poder hacer nada más.

    No se me ocurren muchas ideas, pero yo me quedaría con el castillo o con el concentrado, que los domingos son para descansar 😉

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Lancaster

    Estoy totalmente de acuerdo, a más respondes mas mails más siguen llegando, son interminables, jejeje, pero también es cierto, y esto no lo he mencionado en el post, que también le dan bastante vidilla a la mañana, es decir, nunca los vería como algo negativo (todo lo contrario) pero sí que es cierto que su gestión con el tiempo se va haciendo complicada

    Me sirve! castillo y concentrado, primeros votos para ellos 😀

  • Vida Sana Publicado hace 3 años Responder

    Dean excelente articulo como siempre, me impresiona la forma en la que logras rankear keywords en Google. La verdad que este articulo es muy bien optimizado y aprendo mucho estudiando tus articulos, tanto de este blog como el de animalfiel.

    Espero los siguientes articulos sobre SEO que seguron son de gran nivel.

    Saludos

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Buenas!

    Desde que me atacaron masivamente con Seo negativo el blog tiene algunas dificultades extra para rankear, pero nada que no se solucione dentro de poco
    Me alegra un montón que mis blogs te puedan echar un cable en todo esto del Seo 🙂
    Un saludo

  • Javi Pastor Publicado hace 3 años Responder

    Miro mi blog y veo que tengo un comentario nuevo. Llego y veo que es un pingback y digo “bah se me habrá olvidado borrar uno interno” y encuentro que es desde aquí. ¿Reacción? Abrir una cerveza y celebrarlo leyendo el post jaja

    Justamente hoy estaba pensando en lo difícil que tiene que ser para ti y otra gente con tu volumen de trabajo tratar con el correo, más que nada porque yo te ametrallo la bandeja de entrada cada dos por tres y pienso “madre mía que tío más pesado” 😀

    Desde luego de los que comentas yo creo que cada sistema tiene sentido dependiendo del escalón de “éxito” que tengas: si eres nuevo y acabas de llegar debes apagar fuegos, cuando tienes un volumen de correos importante pasar al sistema del castillo y finalmente irte a uno de los otros o contratar a un asistente virtual que conteste lo más trivial y te deje espacio para enfocarte en los correos importantes durante un pequeño espacio de tiempo cada día.

    El otro día vi una web de una asistente virtual y me pareció muy curioso, ya que incluso escribía algunos posts al blogger en cuestión con el que trabajaba (Franck Escipión). Él se los enviaba en audio y ella los pasaba a escrito si mal no recuerdo, algo fantástico si encuentras a alguien que sea capaz de hacerlo bien.

    Aun así, yo creo que todo el mundo estaría deseando no tener tiempo para contestar correos, porque al fin y al cabo es un grandísimo sinónimo de éxito 🙂

    Un saludo crack!

    PD: fantástico lo del FIFO y el LIFO, además me ha recordado a mi época de Empresariales en la que hacía más bien poco jaja

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Javi !!!

    Interesante celebración! jaja, espero que te la hayas tomado a mi salud, jejeje

    A veces es complicado, pero en tu caso yo te pido sinceramente que me sigas ametrallando el buzón con correos de esos por mucho tiempo, porque eso querrá decir que sigues igual de implicado que el primero día y eso es una gran noticia para mi 😉

    Cómo bien dices pasas por distintas fases con el mail a medida en que recibes más interacción con el lector, sobre la asistente virtual de Franck alguna vez he tenido la ocasión de hablar con ella, no me que cabe duda de que al menos la carga de trabajo de los mails debe ser infinitamente menor que si no contara con dicho asistente, pero bueno, cada uno usará el modelo que mejor le funcione

    Qué buena, Javi nos teníamos que haber conocido en empresariales entonces, que yo era también de los que iba siempre un poquito justo con tantos FIFOS y balances de Pérdidas y Ganancias, jajaja

    Un abrazo

  • Juanjo Publicado hace 3 años Responder

    Hola Dean,

    Me imagino tu cara al ver esa bandeja de correo, difícil contestar tantos correos, lo mejor seria a diario pero…. es lo que tiene ser un blogger reconocido!!

    Yo soy uno de los culpables de esa bandeja de correo tan llena jeje.

    Un abrazo.

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Juanjo!

    La verdad es que es un comic ;p jajaja
    No deja de ser entretenido, lo que pasa es que hay veces donde ya físicamente no terminas de llegar

  • Miguel Illescas Publicado hace 3 años Responder

    Yo uso el sistema cortafuegos… ¡¡A machete!! Según entran los comentarios en el blog, o en el mail, respondo.
    De momento no tengo tu problema, y no se si algún día lo tendré…ya veremos, pero lo que tengo claro es que no voy a montar una red de blogs, con el actual creo que tengo bastante y lo que quiero es explotar al máximo sus posibilidades.
    ¿Días de trabajo? Je, je, para mi lo son todos, me gustaría que llegara el día, y llegará que tenga fin de semana, o quizás un fin de semana continuo.
    Un abrazo.

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Miguel!
    Siempre ha sido la forma que he usado yo y que más me ha gustado, porque te da la sensación de que no es un trabajo como tal, sino un pequeño añadido a la rutina, pero después hay veces que se complica.. jeje

    Haces bien, explotar la rentabilidad de un blog es un trabajo que requiere muchísima implicación y horas (meses, años), pero por contra también es una forma estupenda de ganarse la vida
    Un abrazo

  • KrakenByte Publicado hace 3 años Responder

    ¿Y qué decir de lo gratificante que es? Hay cosas que no tienen precio o, mejor dicho, no se pagan con dinero…

    Y es que, a veces, “apagar fuegos” puede ser hasta divertido. 😉

    😀

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Totalmente de acuerdo Kraken, yo no puedo negar que tiene una parte bastante adictiva (si no ya lo hubiera dejado hace tiempo), lo único es que hay que tener un poco de cuidado para que esa parte no te devore al final,, jejeje

  • Jesús Publicado hace 3 años Responder

    De nuevo gracias por otro interesante artículo Dean, la verdad que voy a tener que empezar a aplicar algunos de tus consejos porque llegan momentos en los que no das a basto y dejas las cosas para más tarde (o nunca) 😀

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Jesús !
    Totalmente cierto,
    En tu caso se que te debo un correo que además es importante dado el contenido del mismo,
    Me he planificado la semana que viene para comenzar a trabajar un poco todo el tema del linkbuilding 😉

    Un saludo!

  • Albert Publicado hace 3 años Responder

    Muy buenas recomendaciones!

    En mi caso particular prácticamente no recibo emails y puedo gestionarlo bien, pero en un blog donde tengo muchos artículos publicados si que voy recibiendo durante la semana entre 1 o 4 comentarios diarios en artículos que ya llevan su tiempo publicados. Me gusta responder a todos y para ello realizo el método “Formato concentrado plus”, dedico toda una mañana o tarde de un día de la semana a responder a todos los comentarios de la semana.

    Saludos crack 😉

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Albert!

    Gracias por pasarte. El formato concentrado plus creo que también puede ser útil como bien comentas en caso de determinados blogs temáticos, acumulas cierta cantidad de mails y luego les das salida todos un día

    Lo voy a tener que probar, a ver si me funciona 🙂

    Un abrazo

  • Lúa Publicado hace 3 años Responder

    He visto la bandeja de entrada de una persona que recibía 100 e-mails diarios, para mí eso es impensable y reconozco que me estresaría muchísimo. Para intentar reducir esa cantidad de e-mails y organizarlos de alguna manera, haría lo que sigue:
    – Asuntos de negocios a un correo. (Dirección tipo trabajemos @ tudominio .com).
    – Opiniones del blog, dudas y demás a otro correo. (Dirección tipo hola @tudominio .com).
    – Lo personal a otro. (Dirección gmail típica).
    De esta forma ya estás clasificando tus e-mails desde antes de que lleguen a tu bandeja. A continuación (y especialmente en el primer correo) filtraría mensajes recurrentes de una persona adjudicándole una etiqueta en concreto, de tal forma que todos queden catalogados por proyectos y sepas (sin abrirlos) lo urgentes que son.

    Y yo consultaría los dos primeros correos incluso 2 veces al día, a primera hora y a última. E intentaría responder los máximos posibles en media hora o 1, el tiempo que pueda. Ah! Y siguiendo una mezcla entre FIFO y LIFO.
    Quizás parezca lioso… Pero derivar a la gente a uno u otro e-mail puede ayudar.

    P.D.: Concédete un día de tapas y cañas, ¡que tu mente te lo agradecerá!

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Lúa!

    Qué ilusión verte por aquí

    Señores, esta es la coordinadora de Universalblog, y va a dar mucho que hablar 🙂

    Lúa.. 100 mails diarios? que era, el mail de Darren Rowse? jajaja

    Quizás la idea de dividir los mails por distintos buzones sea muy muy buena, no te creas que a lo mejor debería probarlo

    Me mola el método, la verdad. Pregunta absurda: lo de las etiquetas se puede hacer por gmail? bueno ya veremos
    Un saludo y sí, no puedo estar más de acuerdo !

    Lúa Publicado hace 3 años Responder

    Claro que sí! Y asignarles colores diferentes a cada etiqueta… Mi bandeja de correo parece un arcoiris 😉

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Voy a tener que consultarte al respecto Lúa…

  • Joel Martinez Publicado hace 3 años Responder

    Hola Dean, gracias por la información, es bueno tener en claro estas técnicas para cuando mi blog tenga éxito (espero que antes que llegue a los 50 años jeje).

    Una consulta acerca de Gmail. Yo estoy un poco paranoico luego que leí como algún blogger recibía una penalización porque google había encontrado en sus correos una negociación de una reseña o algo parecido. ¿Tú qué opinas al respecto? ¿Es latente el problema según tu punto de vista?

    Gracias por anticipado por tu respuesta. Saludos.

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Joel !

    Dale caña, no te preocupes que si trabajas bien y con fuerza acabará llegando,

    Sobre ese tema yo no lo tengo claro, tengo colegas que defienden ambas versiones opuestas, pero yo ya no me la juego, creo que por lo general tiene más privacidad utilizar otro mail que Gmail, aunque Gmail me parece el mejor en usabilidad 🙂

  • David Publicado hace 3 años Responder

    Mi duda es acerca del Gmail pero no su organización, sino de si es correcto usarlo para un SEO como tú. Estoy leyendo en varios sitios de que es recomendable no usarlo para el intercambios de enlaces ya que Google los lee y puede encontrar una relación entre la creación de enlaces y los emails que recibes, por lo que puede penalizarte. A mi me parece un poco paranoico, aunque nunca se sabe. Que opinas?

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola David,

    Me han preguntado varias veces sobre este tema, yo por si acaso trato de no usar Gmail para temas donde quiero que la privacidad sea máxima,

    Aquí en Dios del Seo, se hablo de algo parecido, te paso la url:

    http: // godofseo.ca/case-study/webspam-team-actively-monitoring-gmail/

    Usa RoundCube o si tienes Mac la aplicación nativa del Mac del correo

  • Edu Publicado hace 3 años Responder

    Me alegro que te vaya todo tan bien en la red! Yo respondo siempre todos los correos que me llegan, aunque a veces jode cuando te curras un correo específico para alguien que ya te ha contactado y no vuelves a saber más de él… ¡Cuánto tiempo perdido!

    Seguro que Dean ya la conoce, pero hay una extensión para Chrome llamada Yesware que se integra con Gmail y hace un track a los correos que mandas, así puedes saber si lo han abierto, las veces que lo han hecho… A mí me ha servido bastante.
    (Puedes enviar un máximo de 100 correos/mes en la versión free).

    Espero que os sirva 🙂

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Edu !

    A veces que te vaya bien es también proporcional a la carga de trabajo y también a a la de estrés, en 2015 mi objetivo va a ser luchar por invertir esta variable (que poético me ha quedado ;P)

    No tenía ni idea tío, muchísimas gracias por compartirla, supongo que de ese modo podrás medir el interés real de las personas generado por tus mails y si realmente ha merecido la pena escribirlos o no. Queda aquí apuntado, gran plus 🙂

    Un saludo !!

    Edu Publicado hace 3 años Responder

    Exacto. Por lo menos reconforta un poco saber que lo han abierto (a veces más de una vez).

    De nada Dean!

  • Santi Publicado hace 3 años Responder

    Hola Dean! Precisamente hace unos dias le hablaba de este tema a mi pareja. Aprovechando una pequeña estancia en el hospital he aprovechado para releer “La semana laboral de 4 horas” de Tim Ferris. Supongo que ya lo conocerás, pero por si acaso, en el hay varios capitulos dedicados al tema de la gestion del correo electrónico y los asistentes virtuales. Si no te lo has leido, te lo recomiendo muy mucho ;D

    Saludos

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Hola Santi,

    Cierto, ese libro ha cambiado muchas vidas, yo reconozco que todavía es una de mis lecturas pendientes, pero le prestaré especial atención al tema de la organización cuando lo haga en breve

    Muchísimas gracias

    Santi Publicado hace 3 años Responder

    Buscale un hueco, que de verdad vale la pena, aunque ya se que cuesta con tanto trabajo :p

    Saludos

  • Olmo Axayacatl Publicado hace 3 años Responder

    Hola Dean.

    Que bueno que mencionas esto. Gestionar mi bandeja de entrada es algo que hago casi en automático, de forma LIFO. Pero pensando bien creo que me vendría bien cambiar a FIFO. He buscado como cambiar el orden de emails en mi bandeja pero no encontré la opción que me permitiera hacer eso. ¿Existe?

    Saludos.

    Dean Romero Publicado hace 3 años Responder

    Buenas de nuevo!
    La verdad es que yo no conozco la opción, soy bastante pésimo con el manejo con soltura de Gmail y tiene delito, porque trabajo a diario con él.. un curso sobre esto no me vendría nada mal.. Un abrazo ! jejeje

  • Andrea Publicado hace 2 meses Responder

    Un artículo que el cual ha pasado mucho tiempo, pero lo acabo de ver de nuevo por curiosidad y me sigue pareciendo genial! gran trabajo.

    Dean Romero Publicado hace 2 meses Responder

    Woo gracias Andrea

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