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Hola lector, por fin me vuelvo a poner delante de ti o tú delante mía 🙂 (¿y esta frikada a qué viene?), básicamente a que estos días el tiempo me está faltando hasta para respirar y las ganas de ponerme con el blog van paralelamente en aumento a esta falta de tiempo. Por eso ahora con el teclado delante creo que este post se va a escribir solo (las teclas de este Mac van demasiado rápido) ;p Empezamos.

gmail

La organización de la semana, los mails, ese proyecto al que siempre quieres dedicar más horas de las que tienes, los amigos, la novia, el trabajo por cuenta ajena, también haz deporte y por supuesto guarda un trocito de tu día para inyectarte una pequeña ración de ocio en las venas, porque de lo contrario terminarás por implosionar (pero en el mal sentido).

No me da tiempo a todo.

¿Destruido por el “éxito”?

¿Cómo?, no… no, espera vamos a matizar. Me refiero al éxito de este blog y de la visibilidad online que me ha reportado en el último año, y sí, aunque la gente en realidad solo vea el lado bonito de lo que supone estar verdaderamente atareado, en el momento de escribir estas líneas tengo un sentimiento ambiguo dentro de mi.

Por un lado estoy eufórico y expectante. Este mes ya comienzo a trabajar con un diseñador – programador wordpress profesional para dar un salto cualitativo en la calidad de los blogs de mi red. Me voy a dejar una pasta pero creo que va a ser el dinero mejor invertido de todo el que he ganado en este año y medio que llevo como blogger, que no ha sido poco si me pongo a sumar.

destruidoContento porque me estoy haciendo con un equipo jodidamente impresionante de cracks que trabajan conmigo y escriben / coordinan / programan / derivan tráfico / y diseñan en cada uno de mis blogs. Se me ha dado bien encontrar a gente con talento y espero que eso se note a lo largo del próximo 2015, momento en el cual apostaré todo por mi negocio online y tú podrás conocer todos los avances de la mano de este blog.

Destruido no yo, que para eso haría falta mucho más, si no mi horario y mi rutina de trabajo cotidiana. Trabajar por cuenta ajena y emprender en una red de blogs con bastante gente detrás a la que coordinar, además de tener un blog con la visibilidad que tiene en este momento Blogger3cero conlleva rutinas duras de trabajo (hacerse rico está siendo más duro de lo que yo pensaba..). Me refiero a rutinas de lunes a domingo, donde el ocio se relega al puesto de la imaginación entre ida y vuelta a la puerta de la nevera.

No pasa nada, no te preocupes, en 2015 te aseguro que tendré todo esto solucionado, pero eso será ya motivo de otro post. Ahora vamos para lo que verdaderamente te he traído aquí 😉

El correo electrónico en la rutina de trabajo

Le debo muchísimo al mail. Desde los inicios de mi aventura bloggera he tenido siempre claro que si aprendes a controlar el mail y la forma en que te comunicas con las demás personas a través de los correos implica bastante poder, es una herramienta poderosa para conseguir cosas (muy chulas).

No es la misma la sensación que sientes cuando recibes el primer correo donde alguien (al que no conoces ni probablemente conocerás) te escribe esa primera vez para proponerte una colaboración, cambiar un enlace, o ese primer artículo de invitado, a como la sientes cuando llevas ya unas cuantas a tus espaldas y estás sumido dentro del caos de la rutina diaria.

Siempre he tratado de tomarme el mail muy en serio, y con ello cada uno de los correos de los lectores todas las veces que me ha sido posible, pero en esta ocasión tengo que confesarte algo y es que en el momento presente ya me cuesta mucho llegar a todos los correos, y eso eso algo que me preocupa.

Gmail13Últimamente estoy sabiendo de casos de algunos compañeros de profesión que para hacer frente a la avalancha de correos están contratando a personal específico para gestionar la cuenta del correo. Algo así com un asistente virtual, que se están poniendo ahora muy de moda.

Me llama mucho la atención, porque por un lado me parece increíblemente interesante que este trabajo se pueda delegar y de este modo no quitar demasiado tiempo al blogger que se encuentra detrás, no obstante por otro me plantea serias dudas de si una persona escribiendo en mi correo en lugar de estar yo generaría el mismo impacto o conseguiría los mismos resultados, pero no eres Dios. Y a veces hay que delegar.

El mail no solo vale para quedar con tus amigos el fin de semana, también puedes negociar mediante él, evaluar personal para tu start-up (la implicación, incluso el modo en que va a trabajar una persona creo que se puede deducir parcialmente por su modo de contestarte un correo), en definitiva el mail también se puede usar de manera estratégica y para temas laborales que me parecen complicados delegar en alguien sin más.

Pero aún con todo parece algo atractivo… ( = tiempo).

Propuestas para gestionar tu Gmail de forma eficiente

En las últimas semanas me ha pasado algo que a pesar de que siempre ando algo liado todavía no me había ocurrido nunca: he llegado a responder un mail con 1 mes de retraso y lo peor de todo es que en ocasiones suelen ser mails que yo considero importantes.

Este post me servirá a mi en primer lugar para tomar nota de las diferentes ideas que se me ocurren para gestionar mi propia cuenta de correo ya que al quedar inmortalizadas en un artículo siempre puedes recurrir a él para probar y testear distintos modelos y también para tomar nota de las ideas que puedan aportar los lectores, las cuales a su vez otros lectores pueden aprovechar para organizarse en su día a día 🙂

Antes de nada habría que determinar en qué modo vamos a responder a los correos y para ello existen dos formas básicas (estos conceptos los estudié en la carrera y de algo tenían que servir algún día -son conceptos contables básicos-):

  • Responder por FIFO. (First Input, First Output) Lo primero que entra es lo primero que sale. Los mails que llegan primero en el tiempo son los que se responden con mayor prioridad. Por tanto damos más relevancia a los correos más antiguos.
  • Responder por LIFO(Last Input, First Output) Lo útlimo que entra es lo primero que sale. Los mails que llegan los últimos en el tiempo son los primeros en ser contestados. En este caso damos más relevancia a los mails más recientes frente a los más viejos.
Mi consejo personal es que hagas una mezcla entre ambos métodos. Yo prefiero usar el FIFO pero siempre con la excepción de tratar de priorizar los mails que considero más importantes (como los de mi equipo), independientemente de su momento de llegada.

Ahora una vez tengamos claro el método que vamos a usar para responder a nuestra avalancha de mails vamos con algunas ideas:

Formato castillo: responder 3 días por semana, horario de mañana

castilloEsto es lo último que se me ha ocurrido. Partimos de la base de que solo contestamos los mails los lunes, miércoles y viernes. Lo hacemos por las mañanas durante 1 – 2 horas máximo (bueno, al menos en mi caso se podría aplicar por las mañanas dado mi horario, pero esto ya depende de cada uno) y los fines de semana son sagrados (conozco de algunas personas con una carga de correos electrónicos importantes que prefieren ir a por ellos el finde).

Formato concentrado: responder 2 días por semana

bottle-34127_640Quizás sería cómodo de cara a la semana laboral, por dejarte más días libre, pero por contra también corres el riego de que las personas que te escriban justo después de tu segundo día de respuestas esperan toda la semana que queda y parte de la siguiente hasta que te vuelvas a poner con ellos. Solo apto si eres un tío bastante importante, al que la gente no le importe esperar.

Formato concentrado plus: responder todo 1 solo día por semana

PresionAtmosfericaSi el anterior no me terminaba de convencer este me parece bastante más arriesgado aún, pero por otro lado cuentas con la ventaja de que sabes que tu semana estará completamente despejada para poder trabajar dejando los mails solo para un día determinado. Quizás útil si tus únicos mails son de dudas de lectores y similares, pero complicado si tratas temas de negocios a través del mail, porque en este punto a mucha gente no le mola esperar.

Formato fin de semana: concentrar todo en los domingos

vinilo decorativo descanso del relojEsto lo he visto en alguna que otra ocasión y si bien es cierto  que muchas veces se toma el domingo como un día “extra” de la semana donde cualquier cosa que se haga se contemplará como un “plus” de adelanto para la semana siguiente, yo creo que es fundamental respetar alguno de los días del fin de semana para tratar de obligarse a desconectar, sobre todo si empleas el correo como una de tus herramientas de trabajo como es mi caso.

Formato apagafuegos: responder todos los mails según vayan llegando

fuegoEste es el formato más típico empleado por mucha gente y es el que manda cuando estás empezando a trabajar en el mundillo online. Siempre hay tiempo para ese mail que acaba de llegar a tu bandeja de entrada y a medida en que te van llegando van saliendo con la misma alegría y facilidad. No es sostenible si tu rutina de trabajo se eleva demasiado y es más apropiado cuando las cantidades de mails entrantes son pequeñas o asequibles.

 

Estas han sido algunas ideas en lo que a la organización de correo se refiere. ¿Se te ocurre alguna más? 😉

Estamos mejorando los comentarios del blog, pero en ocasiones aun dan algun error puntual, si notas alguno en cualquier momento (el que sea) o quieres darme sugerencias de como mejorarlos, escribeme por email a contacto@blogger3cero.com 🙂

Dean
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